Automação de processos: Como isso pode impactar positivamente sua empresa

Automação de processos, esse é um termo cada vez mais comum entre as empresas, principalmente em função da Jornada digital que vem ocorrendo em todos os setores. Hoje, aquelas que não investem em mudanças em sua cultura organizacional e em inovações tecnológicas, certamente estão perdendo clientes para a concorrência e, dentro de pouco tempo, podem estar fadadas ao insucesso. 

Os motivos para essas afirmações são diversos. Para começar, o perfil do consumidor mudou drasticamente nos últimos anos. Hoje o que se espera é agilidade e excelência no atendimento em todos os canais, o que envolve um conhecimento aprofundado sobre suas características e necessidades por parte dos negócios. Sabendo disso, muitos vêm implementando soluções que facilitam o dia a dia e, ao mesmo tempo, trazem dados importantes que norteiam as estratégias.

Para ter sucesso atualmente, é fundamental estar atento a esses fatores e otimizar a gestão de modo a obter insights para uma tomada de decisão cada vez mais assertiva. Na prática, é indispensável se utilizar de soluções tecnológicas acessíveis a empresas de todos os portes e áreas.

É justamente sobre isso que vamos falar. Confira nosso artigo e saiba a importância da automatização para ter melhores resultados!

O que é automação de processos?

A automação de processos é um conceito de Business Process Management (BPM) ou Gestão de Processos Empresariais. Em linhas gerais, significa utilizar a tecnologia e a integração de sistemas para minimizar esforços humanos, otimizar o controle das atividades desenvolvidas, ganhar agilidade e elevar a produtividade e a lucratividade.

Para se ter uma ideia da dimensão dessa tendência, segundo a consultoria Gartner, a adoção da Automação Robótica de Processos (ou RPA, sigla para Robotic Process Automation) para a área financeira, tem expectativa de crescimento de 50% para 88% entre 2020 e 2021. Outro dado interessante é o da Forrester, que apontou que o RPA deve movimentar cerca de 11 bilhões de dólares em todo o mundo até 2023.

Quais os benefícios da automação de processos?

Mais do que dados meramente estatísticos, as informações que foram citadas acima demonstram que as organizações estão dispostas a investir e estão conquistando diferencial no mercado por esse motivo. Para que todas as vantagens da automação de processos fiquem mais claras para você, listamos algumas delas. Confira:

Ganho de produtividade

Um dos pilares para o sucesso no mercado atual é a produtividade, que significa gerar melhores resultados com menos esforços. Imagine, por exemplo, que sua empresa adota um ERP (Enterprise Resource Planning), que traduzido significa Planejamento de Recursos da Empresa. 

Para quem não conhece, trata-se de um sistema de gestão integrada que promove a automação de processos em praticamente todos os setores gerenciais de uma empresa.

Podemos citar contabilidade, finanças, logística, marketing e vendas. Com o uso da solução, os negócios automaticamente elevam sua performance, pois têm à mão dados de áreas estratégicas que podem ser utilizados para implementar melhorias. Essas, por sua vez, contribuem diretamente com atividades mais produtivas.

Integra informações dos bancos de dados

Um dos principais gargalos de muitas organizações é a falta de integração entre os bancos de dados. Por exemplo, se os setores de logística e vendas possuem sistemas diferentes e há falta de comunicação em tempo real, pode ser que as compras fiquem prejudicadas, comprometendo o estoque. Isso significa prejuízo. 

Já com a automação de processos os departamentos se tornam integrados, facilitando a análise e promovendo uma tomada de decisão mais ágil e eficiente.

Reduz custos

Por mais diversificados que sejam os segmentos de negócios, uma meta todos eles têm em comum: a redução de custos. Afinal, para aumentar a lucratividade, é fundamental empregar esforços para cortar gastos desnecessários ou que estejam comprometendo o orçamento. 

Com a automação de processos esse objetivo é conquistado com mais facilidade por várias razões. Entre elas estão a minimização do capital humano para atividades mecânicas e repetitivas, a eliminação de despesas com unidades físicas de TI e a otimização da segurança de dados evitando que sofram avarias capazes de prejudicar sua integridade.

Promove acessibilidade e mobilidade

Entre os principais benefícios da automação de processos estão o acesso rápido às informações e a possibilidade de analisá-las de qualquer local, pois normalmente os sistemas são armazenados na nuvem. 

Ou seja, não há dependência do envio por terceiros ou necessidade de que os gestores estejam presentes fisicamente na empresa. Como é de se imaginar, isso facilita consideravelmente as ações gerenciais e dos times.

Otimiza o tempo

Certamente você já ouviu o ditado que diz “tempo é dinheiro”. Seu significado vai de encontro direto com a necessidade das empresas, que visam realizar as atividades diárias com rapidez, êxito e alta performance. Por meio de sistemas de gestão integrada é possível atingir esse objetivo. 

Um exemplo é a geração de relatórios. Se antes as decisões dos gestores dependiam da extração e análise de dados vindas das mais diversas fontes, o que requer uma boa dose de esforços, hoje, com o auxílio de softwares, esses documentos podem ser gerados automaticamente e de forma personalizada.

Além de liberar as equipes para atuarem estrategicamente, ao invés de perderem tempo construindo relatórios, a automação de processos também elimina erros humanos e garante mais exatidão nos dados levantados.

Como implementar a automação de processos na prática

Agora que você já conhece alguns dos benefícios da automação de processos para as empresas, provavelmente esteja se perguntando como implementar a estratégia em seu negócio. Veja alguns passos que podem ajudar:

Entenda as necessidades da organização

Um dos principais erros das organizações ao implementarem recursos tecnológicos para a gestão é fazê-lo sem uma pesquisa interna prévia. Isso porque, por mais que uma ferramenta seja altamente satisfatória para uma companhia, pode não trazer os mesmos resultados para outra em função das diferentes demandas. 

Portanto, antes de investir em sistemas e softwares que promovam a automação de processos, é fundamental listar aqueles que podem ser automatizados e priorizar os que têm mais urgência, agindo de forma gradativa.

Faça um mapeamento

Após fazer uma análise aprofundada dos processos atuais da empresa, é hora de mapeá-los. Isso significa entender os fluxos de trabalho atuais, os gargalos produtivos que se apresentam e quais devem ser as próximas etapas para a automatização.

Escolha as ferramentas adequadas

Como dissemos, nem sempre a ferramenta ideal para uma organização traz os mesmos benefícios para outra. Por isso, ao pensar na automação de processos de acordo com a realidade do seu negócio, é preciso fazer escolhas assertivas. 

Para tal, é importante realizar pesquisas sobre as soluções oferecidas pelo mercado, suas funcionalidades e ter referências de outras empresas do mesmo setor que estão tendo bons resultados. 

É preciso também realizar as mudanças gradativamente. A organização pode, por exemplo, implantar um sistema de gestão integrada ERP, depois seguir para a adoção de CRMs, programas de organização de atividades e assim por diante.

Faça treinamentos

Uma automação de processos eficiente depende diretamente dos colaboradores de uma empresa. Afinal, por melhor que sejam os recursos e suas funcionalidades, é preciso que os times que os utilizarão tenham conhecimento sobre a ferramenta e como utilizar o seu máximo potencial.

Nesse sentido, é essencial que a organização ofereça treinamentos e capacitações sobre os sistemas, bem como crie estratégias de comunicação interna que eduquem tecnicamente,  conscientizem sobre a importância das mudanças e demonstrem as facilidades que trarão ao dia a dia. 

Monitore resultados

A automação de processos não deve ser uma ação estática. Isso quer dizer que, após implementar sistemas de gestão integrada e outras ferramentas tecnológicas, a empresa deve monitorar constantemente o resultado de cada estratégia. 

O objetivo é compreender aquelas que estão contribuindo com a produtividade e lucratividade, quais precisam ser readaptadas e quais os próximos passos para o sucesso.

Como você viu, automatizar setores e atividades dentro de uma empresa é obter uma série de diferenciais e vantagens que podem mantê-la sólida e em constante crescimento no cenário atual. 

Porém, não é preciso agir com pressa. Como dissemos, setores devem ser entendidos, assim como as necessidades prioritárias do negócio e quais sistemas e soluções podem realmente contribuir com os resultados.

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