Aprenda a fazer o controle de processos na indústria

Para que uma indústria tenha um bom desempenho e cresça continuamente, é preciso que foque tanto no escopo principal, ou seja, na fabricação e venda de produtos, quanto em suas diversas atividades secundárias, mas que também são fundamentais. Nesse sentido, fazer um controle de processos adequado faz toda a diferença nos resultados.

Na prática, trata-se de uma maneira de analisar os macroprocessos organizacionais, com o objetivo de encontrar falhas e oportunidades de melhorias, minimizar o desperdício de recursos, aumentar a produtividade e garantir a qualidade dos itens disponibilizados ao consumidor final. 

Além disso, gerenciar áreas e tarefas diárias possibilita à gestão ter mais assertividade em suas decisões, já que essas são baseadas em dados reais, mensurados por meio de uma observação minuciosa da operação. Assim, o trabalho de cada setor pode ser revisto e adaptado sempre que necessário.

O que são processos?

Qualquer tipo de negócio funciona como um sistema, ou seja, um conjunto de processos
inter-relacionados e contínuos com início, meio e fim que, integrados, levam-no a atingir metas e propósitos. 

Esses são executados pelas equipes e englobam todas as tarefas realizadas, como planejamento, produção, gestão das diversas áreas, entrega ao consumidor final até o pós-venda. Podem ser classificados em três tipos:

  • primários, também denominados essenciais ou finalísticos, que estão diretamente ligados à entrega de valor aos clientes;
  • de apoio, que têm o objetivo de fornecer suporte e entregam valor aos processos primários ou de gerenciamento;
  • de gerenciamento ou de gestão, que entregam valor aos primários ou aos de apoio.

Qual a importância de um controle de processos bem executado?

Como citamos, para que uma indústria atinja suas metas com excelência, é preciso que empregue esforços não somente na linha de produção ou gerenciamento das finanças, por exemplo, mas em todos os processos realizados diariamente. 

A partir do momento em que os gestores passam a ter um controle mais abrangente e inteligente de todas as atividades que os departamentos desenvolvem em seu cotidiano, há vantagens como:

  • ganho de tempo, fazendo com que se produza mais de forma enxuta;
  • redução de atrasos e retrabalho, já que há uma estruturação padronizada, bem como fluxogramas a serem consultados e seguidos pelos times;
  • crescimento planejado da organização a partir de uma visão macro e mensuração de resultados dos diferentes setores;
  • identificação de falhas e gargalos em processos e consequente readequação para melhores resultados;
  • controle do processo produtivo, o que permite visualizar os pontos fortes e fracos da operação;
  • padronização por meio de parâmetros e especificações que, por sua vez, promovem segurança e qualidade em todas as etapas;
  • aumento da produção a partir da documentação de ações e tudo o que deve ser feito para atingir os objetivos.

Para obter esses e outros benefícios é fundamental conhecer os passos necessários ao controle de processos e como desenvolvê-los com total eficiência.

Como implementar a estratégia de controle de processos na prática?

Por se tratar de um monitoramento abrangente das atividades, é comum que haja dúvidas sobre como implementar a estratégia na prática, de modo a trazer a inteligência necessária à gestão industrial. 

Pensando nisso, listamos alguns passos essenciais a serem realizados em seu negócio. Confira:

Determinar os objetivos

A primeira etapa para um controle de processos eficaz é compreender os objetivos específicos de cada um deles para a cadeia de valor da empresa. Para isso, a gestão deve responder questões como: o motivo para que exista, o que tenta realizar, qual o nível de criticidade, riscos envolvidos e possíveis normas e regulamentações associadas. A partir desses dados,  deve-se listar quais serão monitorados.

Identificar os fornecedores

Após conhecer cada processo da organização e seus detalhes, a próxima ação é relacionar os fornecedores responsáveis por cada um deles. Nesse caso podem ser externos, o que envolve outras empresas e profissionais terceirizados, e a equipe interna.

Elaborar mapas de processos

Os mapas de processos são representações gráficas, ou seja, desenhos das sequências de atividades que compõem cada um deles. Esses mostram informações de entrada, que consistem em matérias-primas, insumos e dados; processamento, que trata da atividade propriamente dita; e saída do processo, que envolve produtos, serviços e resultados.

Para que um mapa seja realmente assertivo é importante que seja uma tarefa colaborativa entre os membros da empresa. Isso porque são os times que realizam os processos no dia a dia e, portanto, conhecem suas particularidades. Na prática, é possível se utilizar de reuniões, questionários, oficinas, análises documentais, entre outros recursos.

Além de colaborar com o controle de processos da organização, a inclusão de colaboradores traz um sentimento de empatia e pertencimento, auxiliando diretamente na motivação e produtividade.

Modelar cada processo

Após desenvolver o mapa, é o momento de analisar o cenário atual de cada área e respectivas atividades desenvolvidas, com o objetivo de estudar melhorias e adaptações que os tornem mais eficazes, de forma a atender às demandas da organização e satisfazer clientes. 

Além de considerar a opinião de colaboradores, a experiência do consumidor também deve ser levada em conta nessa etapa. Isso quer dizer que a empresa deve entender sua jornada, sentimentos em cada interação e quais pontos podem ser otimizados para que as percepções positivas só aumentem.

Monitorar os processos constantemente

O último passo para fazer um controle de processos da forma correta é monitorar cada um deles constantemente por meio de indicadores de desempenho (KPIs). Esses servem para apontar quais estão tendo sucesso e os que precisam ser readequados para a otimização do desempenho da indústria.

Invista em automatização

Para realizar uma gestão completa e facilitada dos processos da organização, uma boa alternativa é investir na automatização. Uma ferramenta que pode fazer diferença nesse aspecto é o Enterprise Resource Planning (ERP), também chamado de sistema de gestão integrada.

Entre suas principais vantagens está a integração entre setores. Isso automaticamente agiliza o dia a dia, reduz a chance de erros e fornece dados para uma tomada de decisão estratégica e inteligente sempre que necessário. 

Além disso, a comunicação entre as equipes também passa a ser mais efetiva e os problemas podem ser resolvidos com agilidade, trazendo menos impasses com clientes e fornecedores e otimizando a produção como um todo. 

Por mais que o controle de processos exija uma certa dose de esforços, deixar de fazê-lo é sinônimo de perda de oportunidades, diferencial competitivo e elevação constante dos lucros. Na mesma medida, contar com um gerenciamento bem estruturado das áreas e suas atividades contribui de forma direta com o sucesso do negócio.

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