Erros comuns na gestão de estoque que levam à perda de dinheiro

Independentemente do segmento do seu negócio, os especialistas são enfáticos ao alertarem que a má gestão de estoque pode acarretar em sérios problemas para a empresa e levar à perda de dinheiro. Aqui na Global, estamos atentos a essas questões e, por isso, decidimos escrever este artigo para ajudá-lo a não cometer alguns erros graves e comuns, mas completamente evitáveis.  

A importância da gestão de estoque

Kate, uma das nossas especialistas, não tem dúvidas ao afirmar que a área de estoque é uma das mais importantes de qualquer organização: “A gestão de estoque é um dos elementos críticos em qualquer empresa devido à relação direta que estabelece com praticamente todos os demais setores. Isso significa que se a gestão do estoque não for corretamente realizada, os impactos negativos podem ser sentidos em toda a cadeia produtiva”, explica.

Em outras palavras, a especialista aqui da Global está dando um alerta de que a área de estoque funciona como uma espécie de sistema nervoso central da empresa. Qualquer tipo de falha em sua gestão implicará no mau funcionamento de todo o organismo. E quando a empresa não funciona como deveria, o resultado inevitável é a perda de dinheiro.

Erros no controle de estoque

Neste artigo, você descobrirá quais erros da gestão de estoque podem estar impactando a sua produtividade e causando prejuízos desnecessários. E, melhor ainda, encontrará caminhos para solucioná-los e transformar perdas em ganhos. Continue a leitura. Sem dúvida, ela será importante para você.   

Mão de obra não qualificada para realizar a gestão de estoque

O primeiro e mais danoso erro da gestão de estoque é a falta de mão de obra qualificada. Essa área precisa ser gerenciada por um profissional experiente e dotado de conhecimentos técnicos sólidos. Como se trata de um setor estratégico, que condensa relações com diversos outros campos da empresa, como compra, vendas, produção, financeiro/faturamento e logística, a gestão de estoque deve ser realizada com a precisão e o rigor de um especialista.

Nesse sentido, é fundamental que o profissional esteja capacitado para gerenciar o relacionamento e o intercâmbio preciso de dados com as demais áreas. Além disso, o responsável pela gestão de estoque deve ser um analista experiente para identificar os gargalos nos processos e auxiliar nos projetos de melhorias.

A falta de um profissional qualificado para lidar com todos os grandes desafios diários da gestão de estoque, sem dúvida, pode levar uma empresa a perder muito dinheiro. Se os erros podem ser mitigados e até evitados se tivermos um gestor experiente e capacitado no comando, não vale tentar economizar na contratação de um profissional adequado.

Os erros de cadastro são os principais vilões na gestão de estoque

Nossa especialista aponta ainda que os erros de cadastro, cujas origens estão na má definição dos processos da cadeia produtiva, sem dúvida, são os principais causadores de prejuízos no que diz respeito à gestão de estoque.  

Quando os processos não estão bem definidos, as informações sobre quantidade de matéria-prima e até mesmo produtos finalizados começam a ser discrepantes. “Ou simplesmente não sabemos com exatidão o que temos no estoque. E isso gera prejuízos enormes”, garante Katy Piccolo.

Abaixo, listamos os três efeitos mais perigosos dos erros de cadastro e controle do estoque:

Inflação do estoque

A inflação do estoque acontece quando temos produtos em excesso por falta de um controle rigoroso dos processos de compra e venda. O material ocioso no estoque gera perda significativa de dinheiro na medida em que ocupa espaço, além de representar capital estagnado e, pior ainda, com risco de deterioração.

Falta de produto do estoque

Embora ocorra com menos frequência e seja mais comum em empresas de pequeno porte, a falta de produtos no estoque pode obrigar a paralisação da linha de produção, atrasar entregas e, principalmente, a empresa pode correr o risco de comprar material com preços mais altos em razão do caráter emergencial.

Falta de compliance

A falta de compliance em razão de erros de cadastro, ou seja, informações divergentes entre as áreas da empresa, pode gerar diversos problemas de produção, faturamento, logística, além de complicações com o FISCO, como veremos mais abaixo.   

Como se pode perceber, esses três erros, bastante problemáticos, estão também relacionados a outro processo fundamental da gestão de estoque: a realização do inventário.

A falta de precisão no inventário pode ser um desastre

“O inventário do estoque é um dos pontos mais críticos da gestão de estoque tanto do ponto de vista do controle das atividades, quanto da complexidade para realizá-lo, já que todas as demais áreas da empresa precisam parar. Nada entra e nada sai do estoque enquanto o inventário está sendo realizado”, explica Katy Piccolo. 

Fora isso, o inventário é fundamental para identificar faltas, avarias, extravios e desperdícios – elementos principais que representam perda de dinheiro da empresa – e, assim, propor melhorias em todos os processos.

Outra questão que precisa ser ressaltada é a importância da precisão do inventário para gerar informações que devem ser enviadas ao FISCO, principalmente no que se refere ao chamado Bloco K. Qualquer erro no envio dos dados vai gerar multas! Sem falar que, muito em breve, o FISCO começará a cruzar as informações das notas fiscais de produtos recebidos com os dados dos produtos em estoque.

A solução para resolver os erros de cadastro e, aumentar a eficácia do inventário, é controlar todas as movimentações que forem realizadas desde o momento que o produto é recebido até a sua expedição. Com isso, além da perda de dinheiro por falta de produto ou inflação de estoque, também serão evitados processos de troca e devolução por esses motivos.

Vale também chamar a atenção do leitor para um fato importantíssimo: todos os problemas apontados acima estão bastante relacionados a erros humanos, quando os processos de gestão de estoque são realizados manualmente. Vamos entender um pouco melhor essa questão e apontar possíveis soluções.  

Os problemas dos processos manuais na gestão de estoque 

Mesmo com o cenário de transformação digital em pleno vapor e com processos de informatização poderosos ao alcance de todos, muitas empresas ainda utilizam processos manuais. E, acreditem, isto é muito problemático. Quanto maior a quantidade de processos manuais na gestão de estoque, mais passíveis as organizações estão de perder dinheiro em maior ou menor escala.

Os processos manuais na gestão de estoque estão diretamente relacionados ao uso excessivo de planilhas na realização dos controles necessários. No mercado moderno, não há outra forma de dizer, realizar manualmente os processos significa uma gestão ineficiente. Sem contar os graves riscos de perda de informações importantes, falta de produtividade, excesso de retrabalho e pouco suporte nas tomadas de decisões. O que isso significa? Prejuízos financeiros e até mesmo de imagem corporativa.

Gestão de estoque eficiente significa ganhar em vez de perder

Qual a melhor forma para se obter uma gestão de estoque eficiente? A resposta é simples: recorrer a um sistema ERP e utilizar o módulo de automação de coleta de dados (ACD). 

Além da integração entre todas as áreas da empresa, controlar automaticamente as atividades da área de estoque garante confiabilidade ao processo, permite a geração de relatórios rapidamente, o desenvolvimento de indicadores bem mais eficientes que as planilhas e, consequentemente, melhora a capacidade de tomada de decisão.

Além de evitar a perda de dinheiro causada por erros na gestão de estoque, recorrer à automação de coleta de dados (ACD) significa poupar recursos na medida em que se melhora a produtividade. Se a gestão de estoque atual na sua empresa exige dez pessoas, com o uso do módulo de ACD apenas dois colaboradores serão suficientes para realizar o trabalho, ou seja, um ganho de 80% em produtividade. 

O objetivo de todas as empresas é ganhar dinheiro e não perder, correto? Por isso, a nossa dica é: automatize tanto quanto possível os seus processos de gestão de estoque. Com isso, você evitará todos os erros apontados acima, não terá prejuízos e ainda aumentará a produtividade. Acreditem, no mercado moderno, a automação da gestão de estoque é o caminho mais seguro para o sucesso e a segurança de toda a sua cadeia produtiva. 

Abaixo, você pode deixar comentários e até mesmo fazer sugestões de quais temas gostaria que escrevemos aqui no Blog da Global. Sua opinião é fundamental.

Conte sempre conosco e até a próxima! 

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