Descomplicando as obrigações fiscais com um ERP

Em função da burocracia que envolve as obrigações fiscais, bem como pelo grande volume de documentação e dados da gestão tributária, é comum que muitas empresas tenham dificuldades em atender a todas as exigências e fazer uma boa gestão fiscal.

Segundo a Organisation for Economic Co-Operation Development (OCDE), o Brasil está em primeiro lugar no mundo em relação à complexidade do pagamento dos impostos e tributos.

 No entanto, ao deixarem de cumpri-las, as consequências são multas e prejuízos, como o cancelamento de certificados que permitem a emissão de notas fiscais. E, para quem pensa que essa é uma exclusividade de grandes organizações, é preciso saber que a realidade é diferente.

Toda a modernização do Fisco realizada nos últimos meses, que levou à digitalização das obrigações das empresas, tornando-as integradas, permitiu que os mecanismos de controle, fiscalização e cruzamento de dados se tornasse mais facilitado para a Receita Federal. Desse modo, grandes, médios e pequenos negócios podem ser monitorados e as inconsistências encontradas de forma muito mais simples.

Para que acompanhem as inovações do Governo no que diz respeito à gestão fiscal do País, é fundamental que as organizações invistam em sistemas como o ERP, que auxiliam na integração de áreas e dados, organização de processos, agilidade e tomada de decisão assertiva.

Afinal do que se tratam as obrigações fiscais?

As obrigações fiscais são todos os processos relacionados ao pagamento de impostos. Quando as cumprem, as empresas se mantêm regulares junto ao Fisco. Além disso, o cumprimento das exigências tributárias também serve como base para os compromissos contábeis. Para ficar mais claro, confira algumas  delas:

Obrigações fiscais: Pagar impostos em dia

Todo tipo de empresa precisa pagar impostos ao Governo. O que difere quais tributos devem ser pagos por cada uma delas é o segmento do negócio e seu enquadramento tributário, que pode ser Simples Nacional, Lucro Real ou Lucro Presumido. Entre os principais impostos estão:

  • ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços)
  • ISS (Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza)
  • IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados
  • PIS (Programa de Integração Social)
  • INSS (Instituto Nacional do Seguro Social)
  • IRPJ (Imposto de Renda para Pessoa Jurídica)
  • COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social).

Obrigações fiscais: Balanço patrimonial

Trata-se de uma demonstração contábil com o objetivo de determinar, quantitativamente e qualitativamente, a posição financeira e patrimonial de uma organização. Para que a análise seja facilitada, as contas devem ser classificadas e agrupadas conforme os elementos do patrimônio que registram.

Obrigações fiscais: Emissão de notas fiscais

A emissão de nota fiscal está entre as obrigações tributárias das organizações que contribuem para o IPI ou para o ICMS. Porém, trata-se de uma ação facultativa para empresas enquadradas no regime Simples Nacional ou MEI (Microempreendedor Individual), quando para pessoas físicas.

Principais desafios dos negócios em relação à gestão fiscal e tributária

De acordo com o estudo Doing Business 2018, desenvolvido pelo Banco Mundial, as empresas brasileiras levam 1.958 horas por ano para apurar e quitar todas as obrigações tributárias.

Realizar as atividades com êxito, de modo a evitar as multas e sanções legais, é uma questão desafiadora para muitas delas. Entre os motivos para isso estão:

● complexidade do sistema tributário: além da alta carga de tributos a serem pagos, as organizações ainda precisam seguir diferentes regras para o cumprimento das obrigações, o que requer conhecimento específico. Para manter-se em dia com a legislação é necessário acompanhar diversas leis, decretos e regulamentos emitidos pelos municípios, estados e governo federal.

● diferenças nas regras conforme a região: as obrigações tributárias podem mudar entre estados e municípios. Em função disso, os gestores fiscais devem ficar atentos a situações excepcionais em transações realizadas com organizações de outras localidades, por exemplo.

● acompanhamento da legislação: no Brasil, as leis tributárias mudam constantemente,isso faz com que a área enfrente dificuldades no momento de fazer a empresa cumprir com suas obrigações. Uma pequena alteração na lei do ICMS em São Paulo, por exemplo, pode afetar uma empresa do Paraná que tem relações comerciais com o estado. Caso essa não seja observada, pode haver sérios prejuízos, como o pagamento de juros e multas. ausência das ferramentas adequadas: dificilmente as obrigações tributárias de uma organização vão ser cumpridas com êxito se os setores se utilizam de sistemas como as clássicas planilhas para o controle e apuração de todas as atividades a serem realizadas. É preciso que haja a máxima organização para atingir o objetivo, o que requer sistemas de gestão como o ERP.

Recuperação de pagamentos duplicados de impostos e a Portaria CAT 17

Seja por falta de conhecimento das regras ou desatenção, mesmo as organizações mais atentas às obrigações tributárias podem ter prejuízos por pagarem mais impostos do que deviam. Para se ter ideia, dados do IBGE/Impostômetro de 2017, mostram que até 95% das empresas gastam mais do que deviam com tributos. Porém, é possível obter o ressarcimento junto ao governo em muitos casos, bastando conhecer as leis e utilizar as ferramentas adequadas de gestão fiscal.

Um exemplo é o CAT 17, referente a um projeto de ICMS ST. Conhecido como Substituição Tributária, é voltado a todos que realizam operações de mercadoria, como é o caso das indústrias, distribuidores e prestadores de serviços

O objetivo é obter o ressarcimento do ICMS pago pelos contribuintes classificados como “substituídos”, ou seja, aqueles que recebem a mercadoria já com o ICMS retido ou recolhido pelo cliente substituto.

Para que fique mais claro, vamos a um exemplo. Quando uma indústria vende produtos para um distribuidor que, por sua vez, os revende para o varejista, que repassa ao consumidor final, o ICMS de toda a cadeia já é recolhido por ela.

No caso de o distribuidor comercializar os produtos dentro do Estado de São Paulo, não precisará arcar com novo pagamento. Entretanto, se houver negociação com outra localidade, haverá recolhimentos duplos de impostos, o que se torna injusto para a empresa que já contribuiu com a sua cota do ICMS. 

Foi justamente por esse motivo que surgiu o CAT 17, que visa ao cruzamento de dados e à solicitação da permissão do governo para que o valor pago seja ressarcido.

No entanto, como se trata de uma tarefa complexa, como tantas outras que as organizações devem realizar, é necessário contar com o auxílio de ferramentas tecnológicas, como é o caso do sistema ERP.

Como um ERP pode ajudar no cumprimento das obrigações fiscais

Um sistema ERP, como é o caso do Protheus, da TOTVS, pode ser uma excelente ferramenta para auxiliar nas responsabilidades fiscais e tributárias de uma empresa. Para começar, as exigências da Receita Federal, que são diversas, estão mudando constantemente e passando por atualizações.

Caso não sejam acompanhadas pelos negócios de forma minuciosa, pode haver sérios prejuízos. Com o auxílio de um sistema de gestão, essa tarefa se torna bastante facilitada. Veja algumas vantagens a seguir:

  • Maior precisão na gestão contábil, já que o trabalho manual, feito em planilhas, está mais suscetível a erros e interpretações equivocadas de dados.
  • Redução de custos em função da minimização de erros. Na prática, isso inclui, por exemplo, a automatização de rotinas, como o recebimento automático de títulos a pagar e a receber dos setores de compras, estoque e almoxarifado. Além disso, com o sistema ERP, a empresa gasta menos com mão de obra e, consequentemente, economiza.
  • Segurança das informações em função de bancos de dados amplos e confiáveis.
  • Centralização de dados, o que permite à organização ter todas as operações no mesmo ambiente, podendo ser acessadas por todos os envolvidos, sem que haja divergências de informações.
  • Integração online com as principais obrigações fiscais exigidas pelo Governo.

Contar com uma solução fiscal, como é o caso do ERP Protheus, da TOTVS, auxilia de forma direta no cumprimento dos processos fiscais e tributários que as empresas precisam realizar todos os meses. Ou seja, faz com que estejam em dia com o Fisco e evitem prejuízos.

Quer saber como a solução ERP da TOTVS pode ajudar sua empresa a atender com mais facilidade as obrigações fiscais? Entre em contato conosco!

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