Como otimizar processos: 8 dicas para empresas do segmento de serviço

Muitas são as dúvidas sobre a melhor forma de otimizar os processos dos negócios, hoje vamos trazer oito dicas para um dos segmentos que mais tem crescido no Brasil, o de serviços.

A Pesquisa Anual de Serviços (PAS 2017), divulgada pelo IBGE em 2019, aponta que, no ano em que aconteceu a realização do estudo, havia 1,3 milhão de empresas prestadoras de serviços não financeiros no Brasil. Ou seja, alta concorrência nos mais diversos nichos.

Isso significa que os empreendedores que pretendem se diferenciar no mercado precisam otimizar processos, de modo a elevar a performance, reduzir custos e gerar melhores resultados.

Para tal, devem realizar ações como inovar a cultura organizacional, adotar recursos tecnológicos inovadores, investir na capacitação da mão de obra, entre outras estratégias  que podem tornar os negócios mais lucrativos. 

Foi pensando em auxiliá-los nessa tarefa é que desenvolvemos esse artigo. Acompanhe e saiba como fazer ter uma administração mais eficiente, organizada e assertiva!

Otimizar processos: Benefícios de uma gestão eficiente

Quando há um gerenciamento bem estruturado das áreas, tarefas e responsabilidades de uma organização, automaticamente se ganha inteligência. Isso ocorre graças à maior visibilidade das atividades desempenhadas, bem como a mensuração do desempenho de colaboradores. Dessa forma fica mais fácil a identificação de pontos positivos e aqueles que podem ser melhorados. 

Além disso, negócios que possuem um controle minucioso de tudo o que ocorre no dia a dia,  minimizam o desperdício de recursos e, com isso, reduzem custos e podem investir em ações que tragam melhores resultados. 

Consequentemente,  se tornam mais competitivos, pois os gestores conseguem melhorar o desempenho organizacional por meio de análises, planejamento, implementação de ações mais eficientes, monitoramento e otimização constante de processos. Isso significa uma tomada de decisão cada vez melhor rumo ao sucesso.

8 estratégias para otimizar processos no setor de serviços

Processos são meios pelos quais se visa atingir resultados. Esses, por sua vez, variam conforme os mesmos se desenvolvem. Isso significa que, se uma empresa espera se destacar no mercado e conquistar clientes, deve otimizá-los constantemente. Conheça 8 dicas de como fazer isso na prática:

1. Faça um mapeamento dos processos

O primeiro passo para otimizar processos em uma organização é conhecê-los a fundo. Isso deve ser feito por meio de um mapeamento que identifique oportunidades de melhorias e padronize o trabalho das áreas. Entre os objetivos dessa análise estão:

  • compreender como um processo funciona na prática;
  • realizar adequações nos já existentes;
  • documentar processos, o que na prática significa produzir documentações estruturadas que auxiliem na criação de políticas e capacitação de colaboradores;
  • padronização de processos para que a execução seja com a mesma qualidade;
  • promover mudanças profundas nos processos, remodelando-os.

Na prática, os processos podem ser ilustrados por diagramas ou mapas, de modo com que fiquem visualmente claros e facilitem a avaliação por parte dos líderes, bem como facilitem a explicação sobre cada um deles para as equipes envolvidas.

2. Defina um sistema de verificação

Assim como é importante criar um mapeamento e um cronograma para o acompanhamento dos serviços, para otimizar processos é necessário  estabelecer um sistema de verificação, o qual aponte as atividades que estão sendo executadas no prazo, aquelas que estão com o mesmo para vencer e se há tarefas atrasadas.

O sistema, nesse caso, funciona como um complemento da criação do cronograma, já que, por meio dele, é possível ter controle do desempenho de áreas e colaboradores, assim como reorganizar agendas, manter a qualidade das entregas e evitar rescisões contratuais por insatisfação de clientes. 

3. Integre os pagamentos aos prazos dos contratos

Empresas que prestam serviços precisam lidar com inúmeros contratos de clientes, os quais possuem diferentes datas de pagamento. Para não se perderem nas cobranças e, consequentemente, no controle financeiro, a dica é fazerem a integração entre os prazos dos contratos e os pagamentos de forma automatizada. 

Desse modo, são feitos envios automáticos para os responsáveis sempre que houver atualizações. Consequentemente, os boletos são enviados nas datas corretas e o negócio recebe em dia, podendo também honrar os seus compromissos dentro do prazo.

4. Analise periodicamente os clientes

Outro aspecto fundamental para otimizar processos e oferecer uma experiência satisfatória de atendimento é fazer análises sobre os perfis e características de cada cliente de forma periódica. 

Isso pode ser feito, por exemplo, a partir das informações contidas em bancos de dados e sistemas que contemplem histórico de contatos. Por meio dessa ação, o negócio pode oferecer novas soluções, enviar lembretes de serviços que estão com prazo próximo, criar promoções relevantes e personalizadas, entre outras ações. 

Quer saber como as nossas soluções podem ajudar a simplificar os seus processos e a trazer mais resultado para o seu negócio? Entre em contato!

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