Como fazer um planejamento e Controle Orçamentário (PCO)?

O planejamento e controle orçamentário é a ação de estimar e planejar despesas, receitas e investimentos que uma empresa terá em um período futuro. Normalmente de 01 a 03 anos dependendo do segmento de atuação. Em alguns casos pode chegar a décadas, como no caso de corporações oriundas de exploração, concessões (licitações).

Definição do planejamento e controle orçamentário

Primeiramente, o alvo principal de um orçamento é estabelecer metas e objetivos, podendo assim comparar e acompanhar os resultados, tomando ações preventivas e corretivas, caso necessário.

Formação do planejamento e controle orçamentário empresarial

Portanto, tomar medidas de correções de rota para que o mesmo não venha a “descarrilar “ e a organização venha a perceber esta situação apenas no momento que o fato já está consumado e não haja oportunidade de uma ação proativa para evitar um prejuízo financeiro, institucional irremediável.

Tópicos do planejamento orçamentário

  • Investimentos
  • Orçamento ou projeção de vendas (Forecasting – previsão de vendas)
  • Custos de produção
  • Deduções de vendas e despesas variáveis (Impostos, fretes e comissões…)
  • RH ou mão de obra
  • Despesas operacionais (Gastos fixos)

Relatórios Essenciais do Planejamento e Controle Orçamentário Empresarial

Três relatórios são essenciais quando realizamos um Planejamento e Controle Orçamentário.

Principais tipos de Planejamento e controle orçamentário

  • Estático: O orçamento estático é elaborado no início de um intervalo de tempo. Uma vez definido deve ser seguido à risca de modo que todas a quantias/valores sejam respeitadas. É sugerido para tipo de organizações que possuem uma administração centralizadora e de pequeno e médio porte. Sendo assim, a grande vantagem deste tipo é que permite um maior tempo para que eventuais erros sejam corrigidos. A desvantagem é a inflexibilidade e não permite alterações, revisões e mudanças.
  • Flexível: Este tipo se adequa perfeitamente a qualquer tipo de empresa, abrangendo todos os custos fixos e variáveis. Podemos com este tipo, chegar a controlar o custo de um produto individualmente. Possui a característica de poder ser alterado a qualquer momento e atende muito bem empresas que possuem despesas operacionais e/ou de fabricação. O Fato de ser flexível não significa que as “metas” também serão flexíveis.
  • Contínuo: Conhecido também como Rolling. Se caracteriza basicamente como um “mix” do tipo estático e flexível. Na maior parte das vezes, é utilizado para um período de 01 ano, contudo é preciso realizar revisões a cada mês, trimestre ou semestre. A melhor parte deste tipo é que ele permite realizar correções realizadas pelo “Board da Empresa”.
  • Incremental: O Incremental se vale de todos os relativos a períodos anteriores. É possível realizar projeções a respeito de uma área/departamento de uma empresa com base no desempenho/histórico que ela obteve em anos anteriores. É útil para diversas finalidades e não é tão difícil de fazer, mas suas previsões podem não ser tão certeiras. A dica é combiná-lo com algum outro tipo.

Simulações de Cenários Orçamentários

A simulação de diversos cenários orçamentários é uma prática comum nas empresas. Normalmente cria-se um cenário otimista, conservador, pessimista para auxiliar na tomada de decisão estratégica empresarial.

Os cenários são ensaios que as empresas realizam simulando diversas possibilidades de mudanças (internas ou externas) para entender os impactos que a empresa poderia sofrer com estas mudanças.

Cenários que poderiam ser simulados

  • Qual o impacto do dissídio salarial dos funcionários no fluxo de caixa da empresa?
  • Caso o dólar suba, como ficará o custo das matérias-primas uma vez que todas são importadas?
  • O que acontecerá se o nosso Forecasting (previsão de vendas) se efetivar? Nosso parque industrial está preparado para um aumento significativo da demanda, sem comprometer a qualidade dos produtos industrializados?
  • O orçamento geralmente ocorre nos últimos meses do ano, onde são feitas as projeções para o ano seguinte.
  • A ideia é que a empresa possa acompanhar mês a mês os resultados reais e compará-los com o que foi projetado, realizando assim ajustes de curso quando necessário para que as metas e objetivos sejam alcançados.

Estágios de Maturidade das empresas

Podemos classificar em quatro estágios de maturidade a adoção por parte das empresas em relação ao conceito de planejamento e controle orçamentário.

  • Estágio inicial: Se caracteriza por empresas que não possuem um profissional ou uma área específica de Planejamento e/ou controladoria. Normalmente esta função é realizada por um colaborador do financeiro ou até mesmo pelos próprios sócios da empresa. Possuir um DRE, Fluxo de Caixa e Balanço Patrimonial é essencial para iniciar a gestão orçamentária, contudo a maioria das empresas que estão neste estágio não possui estes relatórios. É sugerido ao menos, então, a adoção de uma planilha básica para iniciar o processo de um Planejamento Orçamentário.
  • Estágio intermediário: Nesta situação já existe um controller dedicado para realizar a Gestão Orçamentária, muitas vezes já apoiado por um analista ou assistente de controladoria. Supervisores e Gerentes estão envolvidos no processo de elaboração e acompanhamento do orçamento.
  • Estágio intermediário: Portanto, para que sua empresa não fique estagnada neste estágio e pensando sempre no conceito de “evolução” – melhoria contínua, sugere-se a automatização/sistematização através de uma solução de mercado(software). Desta forma o foco da empresa fica totalmente direcionado ao seu “core business” e não se preocupa com a parte de soluções tecnológicas.
  • Estágio avançado: Normalmente neste estágio, as empresas já possuem equipes de Planejamento e Controladoria dedicadas e focadas para realizar a Gestão Orçamentária.  A análise dos dados em seu detalhe torna-se primordial (“drill down” das informações). Desta forma, a adoção de uma solução de mercado (software) para automatizar a planilha de Gestão Orçamentária é extremamente relevante para que a empresa alcance ganhos de produtividade significativos.

Porque o planejamento do orçamentário é importante?

  • Conscientizar sobre os objetivos da empresa (Missão, Visão, Valores e Estratégia Empresarial)
  • Integração e Coordenação entre as pessoas
  • Saber o que esperar do futuro
  • Reduzir Custos
  • Enfrentar Imprevistos
  • Onde investir e onde podemos manter os investimentos
  • Introduzir a postura de planejador e controlador
  • Reconhecer a necessidade de “enxergar” a empresa de forma mais profissional e corporativa (Compliance).

Por que o controle do orçamentário é importante?

  • Apurar Desvios Desfavoráveis
  • Criar ações que corrijam anomalias
  • Identificar áreas problemáticas
  • Verificar a capacidade de seus dirigentes e supervisores
  • Melhorar / Aperfeiçoar futuros planejamentos (Aprender com erros cometidos)

Fatores Chave do Planejamento orçamentário:

  • Participação de Vários Níveis
  • Comunicação das Diretrizes e do Plano Estratégico

Como elaborar um planejamento e controle orçamentário

As principais fases de elaboração do orçamento empresarial são: planejamento, coleta de dados e indicadores estatísticos, discussão envolvendo todos os departamentos, consolidação, implantação e controle. Logo, durante a fase de discussão, cada departamento (caso das médias empresas) irá apresentar sua estimativa de receitas e despesas, que será ajustada posteriormente pela alta cúpula da organização.

Assim, o departamento comercial irá apresentar sua previsão de volume de vendas e de despesas operacionais; O departamento de marketing irá delinear a estimativa de custos para a elaboração de ações de marketing digital, ações em mídias sociais, campanhas de Outbound Marketing, além de dados previstos de ROI (Retorno sobre Investimento); O departamento jurídico deverá apresentar estimativa de honorários e custas processuais com ações em curso, indenizações a receber, entre outros. A partir da consonância desse sistema que se forma um budget funcional e que atue a favor da empresa e não contra ela, como ocorre na maioria dos casos.

Planejamento e Controle Orçamentário e Matriz SWOT

Antes de mais nada, a matriz SWOT é uma ferramenta estrutural de administração. Esta, possui como principal finalidade avaliar os ambientes externos e internos, formulando estratégias de negócios para a empresa no intuito de identificar e mitigar os pontos fortes e fracos. Assim como, ameaças e oportunidades a qual a mesma está exposta, para  finalmente podermos enxergar de forma clara o por que a empresa não está conseguindo atingir as metas estabelecidas no plano estratégico empresarial e consequentemente seu orçamento corporativo. Essa ferramenta é utilizada geralmente durante o planejamento estratégico. Baseia-se no quadro abaixo:

Analise SWOT das empresas para fazer o planejamento orçamentário

Quadrantes da Matriz SWOT

  • Forças – Aptidões mais fortes de sua empresa que são seus diferenciais perante a concorrência. Exemplos de algumas questões que podem ajudar a definir algumas “forças”:
  • Quais são suas melhores atividades?
  • Quais são seus melhores recursos?
  • Qual sua maior vantagem competitiva?
  • Qual o nível de engajamento dos clientes?
  • Fraquezas – Aptidões que interferem ou prejudicam de algum modo o andamento do negócio. Exemplos de algumas questões que podem ajudar a definir algumas “fraquezas”:
  • A mão-de-obra é capacitada?
  • Existem lacunas de treinamento?
  • Por que a concorrência foi escolhida?
  • Por que meu engajamento não funciona?
  • Ameaças – Ao contrário das oportunidades, as ameaças são forças externas que atacam e influenciam negativamente a empresa. Elas devem ser observadas com muita cautela, pois podem prejudicar não somente o planejamento estratégico e o funcionamento da empresa, bem como diretamente seus objetivos e resultados.
  • Oportunidades – São forças externas que influenciam positivamente a empresa. Não há como controlá-las, pois, elas podem ocorrer de diversas formas, como por exemplo, mudanças de política do governo, alterações em algum tributo, investimento externo. Entretanto podem ser feitas pesquisas ou planejamento que preveem o acontecimento desses fatos.

Ao final da aplicação desta ferramenta temos um “diagnóstico” que evidencia os pontos fortes/pontos fracos – ameaças e oportunidades que eventualmente poderão interferir de forma positiva ou negativa no cumprimento do planejamento estratégico e seu respectivo orçamento corporativo.

BI no contexto do Planejamento e Controle Orçamentário Empresarial:

Conceito criado na década de 1990 pela Gartner Group, empresa de consultoria tecnológica americana, o Business Intelligence é uma solução estratégica que auxilia na gestão e na rápida tomada de decisões dentro das empresas. A partir das informações já disponíveis na empresa, o BI possibilita ao gestor um maior conhecimento sobre o mercado e sobre seu negócio, se constituindo, assim, em uma importante ferramenta de vantagem competitiva.

Com o BI é possível, a partir da análise detalhada das informações, identificar tendências e mudanças e antecipar problemas e cenários futuros. No entanto, para garantir o sucesso do BI é necessário que ele também esteja relacionado a um plano estratégico que otimize e inove os processos administrativos de sua empresa.

Desta forma o BI torna-se uma ferramenta muito poderosa para análise de possíveis cenários futuros que poderão interferir em um cenário otimista, pessimista ou conservador; o qual servirá de base no planejamento e efetivação de uma planilha orçamentária mais assertiva.

Ao utilizar um sistema de Business Intelligence, o gestor consegue analisar, planejar e reagir rapidamente sobre os mais variados aspectos de negócio, alcançando mais controle sobre sua empresa e uma gestão mais inteligente.

Planejamento e Controle Orçamentário no Protheus:

O Planejamento e Controle Orçamentário fornece ferramentas que permitem a execução de todo o ciclo orçamentário, planejando, simulando e controlando o orçamento desde a sua criação até o confronto com os valores realizados, objetivando um nível superior de performance nos negócios.

Confira a seguir, mais algumas funcionalidades da solução ERP Protheus.

  • Criar ambientes de interação de toda a camada gerencial, realizando o controle do orçamento de cada departamento e possibilitando a visualização de seus índices de performance com o objetivo de melhorar e maximizar o desempenho financeiro da corporação.
  •  Inserir informações, por exemplo, sobre custos de ações a serem realizadas ou lançamentos de contratações por quantidade ou valor. Tais informações poderão ser visualizadas em um painel simples e intuitivo.
  • Simular os resultados e o impacto de cada mudança na corporação. O ambiente de simulação de orçamentos permite a criação de um ambiente com as mesmas características do ambiente realizado.
  •  Criar visões do orçamento para a extração de relatórios gerenciais. Esses relatórios totalizam contas de receitas e despesas; classes e operações. As visões também podem ser utilizadas para a entrada de dados, criando-se quadros de entrada de dados em contas de diferentes níveis.
  •  Controlar a operação por meio da configuração dos pontos de bloqueio. Os pontos de bloqueio são configurados de acordo com a necessidade da empresa, por processos e por tipos de bloqueio, agindo diretamente nas interfaces do Sistema, alertando sobre possíveis desvios e criando bloqueios. Também podem ser utilizadas funções específicas para tratá-los, usando regras e campos definidos pelo usuário.
  • Restringir orçamentos ao nível de perfil do usuário e dividi-los em grupos e subgrupos, o que permite o controle e atualização de forma descentralizada, em que cada usuário ou departamento é responsável pela construção, manutenção e alimentação.

A integração com os demais processos da solução permite definir todos os pontos de lançamentos e de bloqueio nos processos e nas contas orçamentárias, caracterizando os valores realizados e empenhados. Integração com os processos:

  • Suprimentos.
  • Vendas
  • Controladoria
  • Recursos humanos

Existem alguns pontos fundamentais para o planejamento orçamentário eficaz no cenário atual das corporações:

• Tomada de decisões baseadas em informações íntegras, oferecendo flexibilidade e precisão aos processos.
• Agilidade no processo de planejamento.
• Respostas mais rápidas aos investimentos planejados e realizados.
• Melhor dimensionamento de investimentos.
• Equilíbrio “Capacidade x Demanda”.
• Eliminação de controles manuais.
• Descentralização do processo orçamentário.
• Melhor conhecimento dos resultados esperados.

Quer saber como nossas soluções podem te ajudar a desenvolver um bom planejamento e controle orçamentário? Entre em contato conosco!

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