Dicas práticas para reduzir custos na indústria

A redução de custos é um dos temas centrais na indústria manufatureira, independentemente do porte ou setor de atuação. Na verdade, a palavra “custo” deve, ou deveria, fazer parte do dia a dia das empresas. O seu produto pode ser bom, gerar valor e agradar aos clientes. Mas se não puder ser produzido de forma eficiente e econômica, a empresa pode sofrer prejuízos desnecessários e até perder competitividade.

Indiscutivelmente, crescer de forma sólida e lucrativa é o objetivo de qualquer empresa. Nesse sentido, a redução de custos ganha uma importância fundamental para o bom desenvolvimento dos negócios de ponta a ponta. Há casos, naturalmente, que a redução de custos ocorre como uma questão emergencial, ou seja, algum fator inesperado, interna ou externamente, obriga a empresa a fazer cortes para conseguir gerar mais resultados com a mesma fonte de lucro.

No entanto, o ideal é que os olhos dos gestores estejam sempre voltados para a redução de custos, mesmo quando a situação financeira da empresa e do mercado estejam favoráveis. Essa medida é importante porque reduzir custos significa minimizar perdas e desperdícios desnecessários. Por que perder dinheiro à toa, não é mesmo? Seguindo essa linha de raciocínio, você encontrará aqui, neste texto, dicas importantes sobre como melhorar os seus processos, evitar perdas e, consequentemente, melhorar a produtividade e o faturamento. Confira!

Mottainai: a filosofia japonesa da redução de custos

Na indústria japonesa existe uma expressão diretamente relacionada à redução de custo: “mottainai”. Ela traz o sentido de pesar, de arrependimento em relação ao desperdício ou a algo que não está sendo tão bem aproveitado como deveria. O conceito é tão forte no mercado japonês que existem diversos livros de negócios sobre o tema. Podemos sugerir, por exemplo, “Mottainai – Waste not, want not”, escrito por Akira Yamaguchi.

Neste ponto, é importante ressaltarmos que a redução de custos não está estritamente relacionada aos recursos materiais. O capital humano da empresa também sofre desperdícios com gasto de tempo excessivo, realização de tarefas desnecessárias ou pouco eficazes. Todo tipo de perda deve ser eliminado tanto quanto possível.

Para implementar estratégias eficientes de redução de custos, o primeiro passo é identificar os gargalos e falhas nos processos da organização. É por isso que a indústria japonesa tem a cultura de fazer, constantemente, o mapeamento dos processos. E essa é a nossa primeira dica. 

Mapeamento de processos: identificar os problemas para encontrar as soluções

De forma geral, os desperdícios estão diretamente relacionados com falhas ou ineficiência dos processos. Diante disso, é lógico que o desenvolvimento de uma estratégia eficiente de redução de custos esteja intimamente relacionado com um trabalho detalhado de mapeamento de processos. Afinal, só conseguiremos corrigir, de fato, aquilo que conhecemos as causas.

Lembramos ainda que esse trabalho pode ser realizado na empresa como um todo, quer dizer, em todos os setores simultaneamente, ou exclusivamente nas áreas que apresentam problemas mais imediatos, como linha de produção, compras, financeiro, logística etc. Resumidamente, o mapeamento identifica como os processos estão sendo realizados e aponta soluções de melhorias para que funcionem como deveriam ser.   

Cada empresa possui uma realidade com características muito próprias. Mapear os processos possibilita encontrar soluções personalizadas para os problemas do seu universo corporativo. Receitas de bolo nunca funcionam muito bem. No entanto, existem quatro fatores bastante comuns que geram desperdícios e precisam de atenção regular para uma boa redução de custos. São eles: 

  • 1.   Redução de custos com mão de obra
  • 2.   Erros na gestão de estoque 
  • 3.   Redução de custos de materiais
  • 4.   Falta de integração entre as áreas.

Vamos ver mais detalhadamente cada um desses fatores.

Redução de custos com mão de obra

A redução de custos com mão de obra, com certeza, é um dos pontos sensíveis de qualquer indústria. Este fator envolve diretamente a produtividade dos funcionários, tanto do ponto de vista das funções administrativas quanto no chamado “chão de fábrica”. O ponto crucial aqui é saber avaliar os processos para encontrar os elementos que causam baixa produtividade e, assim, implementar soluções capazes de elevar ao máximo o aproveitamento do capital humano disponível na empresa.

Ao melhorar a performance dos colaboradores, seja por meio de treinamentos, automação de processos (como veremos a seguir), ou ações motivacionais, a empresa pode reduzir custos em duas frentes principais:

  • 1) diminuir a quantidade de colaboradores que realizam uma determinada tarefa; 
  • 2) enfraquecer a cultura de horas extras.

No primeiro caso, por exemplo, ao mensurar a produtividade de um determinado setor com três funcionários, o resultado é uma produtividade média de 60%. Ao analisar os processos, identificar os problemas e promover as soluções, a produtividade sobe para 90%. Com isso, serão necessárias somente duas pessoas para realizar o trabalho. O terceiro integrante pode ser realocado para outra área que esteja com déficit de mão de obra ou que precise expandir a produção. O resultado é a redução de custo de 1/3 do capital humano naquele setor.     
Além disso, é importante ressaltar também que colaboradores com melhor performance e mais motivados impactam positivamente na qualidade dos produtos e serviços prestados. Com isso, se consegue reduzir também os custos com retrabalhos, trocas de produtos, erros de entrega, entre outros fatores, principalmente se o trabalho contar com recursos de sistemas de ERP.  

Erros na gestão de estoque

A maioria dos especialistas em gestão de indústrias tem plena consciência de que a gestão de estoque é uma das atividades mais importantes da empresa. Isso porque ela se relaciona com quase todas as demais áreas da cadeia produtiva e administrativa. Além disso, se a gestão de estoque não for bem realizada, as possibilidades de perder dinheiro com desperdícios é bem grande.

Em um artigo publicado anteriormente aqui no blog, oferecemos um panorama com os principais erros de gestão de estoque. Citamos também um exemplo de como a utilização do módulo de automação de coleta de dados (ACD) pode ajudar a reduzir custos com mão de obra, retrabalhos, trocas de produtos e, principalmente, com excesso ou falta de materiais.

Reduzir custos com materiais

A gestão de materiais necessários para a fabricação dos produtos deve ser acompanhada de perto e constantemente. O motivo? Bem, os materiais são responsáveis pela maior fatia do orçamento de qualquer indústria, não importando o porte e a área de atuação. As perdas e os desperdícios de materiais são os grandes vilões da indústria. E precisam ser controladas com rigor.

Outra questão importante a se considerar são os processos de compra de materiais. Nesse caso, é fundamental que as áreas de compras, produção e estoque cruzem informações para determinar qual a estratégia mais adequada: comprar em quantidade para obter preços melhores ou adotar o método de produção Just in Time. No entanto, para que a decisão de qual estratégia adotar seja eficiente, o gestor precisa ter confiança na integridade da informação.      

Falta de integração entre as áreas impede uma boa estratégia de redução de custos

Não há dúvidas de que na realidade moderna das indústrias a falta de integração por meio de um sistema ERP adequado pode gerar muita perda de dinheiro. Em outras palavras, custos desnecessários. Para deixar mais claro, a integração entre as áreas, além de garantir a integridade dos dados, oferece acesso rápido às informações fundamentais tanto para a execução do mapeamento de processos quanto para a tomada de decisões em relação à redução de custos.

Quer um exemplo? Pois bem, imagine o seguinte: no período de um mês, a sua empresa perdeu R$ 5 mil com desperdício de material e mais R$ 5 mil com horas extras por não ter feito uma boa análise das possibilidades de melhorias de produtividade dos colaboradores. Além disso, teve mais R$ 2 mil de prejuízo com troca de produtos com defeito e, para piorar, mais R$ 3 mil porque houve um erro de cálculo de preço. No fim do mês, o prejuízo foi de R$ 15 mil. Tudo isso porque não houve controle da produção e gestão integrada das áreas.

Se a empresa do exemplo tivesse um sistema ERP adequado, seria possível analisar rapidamente as falhas nos processos e corrigi-las, promovendo uma redução de custos importantíssima e até mesmo melhora de qualidade. Por fim, há ainda a questão de envio de informações para o FISCO. O chamado Bloco K do SPED fiscal obriga as empresas dos segmentos de distribuição e manufatura a enviar informações mensais das movimentações de estoque e produção para a Receita Federal. Se os dados não forem enviados corretamente, a empresa pode ser multada. Resultado: custo desnecessário, sem falar na dor de cabeça.

Resumindo

A redução de custos deve ser uma atividade constante dentro de qualquer indústria. Para identificar as falhas que estão levando ao desperdício é fundamental realizar um mapeamento de processos de forma isenta e profissional. Por fim, utilizar um sistema de ERP para integrar as diversas áreas significa minimizar desperdícios materiais e humanos, melhorando a produtividade e reduzindo a perda de dinheiro. Seguindo essas dicas fundamentais, com certeza, você começará a dar os primeiros passos para reduzir custos e alcançar a excelência em gestão!

Essas são as nossas dicas de hoje. Sintam-se à vontade para deixar comentários abaixo com sugestões, críticas e pedidos de outros artigos. Até a próxima! 

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