Relatórios de gestão: Dicas para extrair dados relevantes

Tomar decisões estratégicas se tornou uma questão de sobrevivência no mercado atual. Negócios de todos os setores, incluindo o industrial, estão cada vez mais focados no conceito de Business Intelligence, que tem como um dos pilares a extração e a análise de dados. Esses processos, por sua vez, resultam no desenvolvimento de relatórios de gestão.

Para que os documentos sejam realmente eficientes, devem unir capacidade analítica, clareza nas informações e conduzirem a empresa na criação de novas ações. Nesse cenário, um dos principais desafios é compreender quais informações são relevantes e podem trazer novos insights em meio a um volume imensurável, advindo com o auxílio de tecnologias como o big data e o machine learning.

Foi pensando em auxiliar as empresas nessa tarefa que escrevemos este artigo. Acompanhe e aprenda como desenvolver relatórios com assertividade!

Relatórios de gestão: O que são?

Os relatórios de gestão englobam todas as ações desenvolvidas pela empresa e seus respectivos resultados. É possível dizer que são uma evolução dos relatórios financeiros desenvolvidos até poucos anos atrás, que visavam simplesmente entender a saúde das finanças e cumprir com exigências legais.

Com as mudanças no mercado e no perfil dos consumidores, as organizações foram percebendo que esses documentos pouco auxiliavam na tomada de decisão. Portanto, precisavam ser adaptados a uma nova realidade, tornando-se mais consistentes e objetivos.

Porém, como dissemos, a elevada quantidade de dados tem deixado muitos gestores confusos no momento de extraí-los, analisá-los e apresentá-las aos demais membros das companhias.

Prova disso é uma pesquisa da consultoria EY, que apontou que 2/3 dos diretores financeiros entrevistados afirmam que o volume e o crescimento constante das informações estão influenciando no momento de apresentar insights importantes. Além disso, 56% deles acreditam que é imprescindível rever o modelo atual dos relatórios.

Relatórios de gestão: Importância de readaptar os relatórios para a realidade atual

Apesar das mudanças citadas, alguns gestores ainda são resistentes no momento de implementar inovações em sua cultura organizacional e processos, o que envolve o desenvolvimento dos relatórios de gestão. No entanto, esse tipo de conduta faz com que as organizações acabem perdendo boas oportunidades, o que se refletem diretamente na lucratividade.

Veja algumas vantagens de desenvolver os documentos de forma estruturada e inteligente na área da indústria:

  • traz entendimento sobre as estratégias adotadas no presente e mostra os próximos passos a serem tomados para melhores resultados;
  • avalia o fluxo produtivo atual e aponta possíveis gargalos que, se contornados, contribuem para a agilidade e maior produtividade;
  • fornece informações sobre o mercado e a concorrência, fazendo com que a empresa reveja os seus processos e se espelhe em ações de sucesso;
  • identifica os projetos que estão cumprindo com o objetivo inicial do negócio e aqueles que precisam de realinhamento;
  • auxilia na integração entre as equipes, já que todas têm acesso a dados micro, ou seja, de seu setor, e macro, que envolvem toda a organização e os rumos que serão tomados dali por diante;
  • traz mais eficiência e inteligência às decisões.

Esses são apenas alguns benefícios do desenvolvimento adequado dos relatórios de gestão, que ajudam as empresas a participarem ativamente de todas as mudanças que estão ocorrendo no mercado.

Relatórios de gestão: Como fazer um relatório completo

Pelo que mostramos até aqui, você pôde perceber a importância de extrair e analisar dados que realmente contribuam para uma análise completa da empresa, seus processos e os próximos passos para o futuro.

Mas afinal, como estruturar um relatório na prática? Veja alguns fatores essenciais para atingir o objetivo:

Definir a estrutura do documento

O primeiro passo para o desenvolvimento de um relatório de gestão é definir qual será a estrutura utilizada, já que não existe um modelo único e global. Porém, alguns elementos básicos devem estar presentes, como:

  • departamentos envolvidos;
  • responsáveis por cada levantamento e análises;
  • objetivo do documento;
  • sequenciamento lógico, começando pela exposição do cenário atual, acertos, falhas e possíveis soluções;
  • conclusão com observações, análises, apresentação de gráficos e estatísticas que funcionem de forma argumentativa;
  • origem dos dados para conferências posteriores caso se faça necessário.

Listar os objetivos

Sem objetivos bem definidos, dificilmente os relatórios de gestão podem de fato contribuir com a alta performance de uma indústria. Por isso, antes de iniciar o desenvolvimento de cada documento é fundamental ter as metas claras.

Além disso, é importante estabelecer quais os setores serão envolvidos e para quais colaboradores será destinado, como gerência, presidência, supervisão ou chão de fábrica.

Determinar os KPIs que serão utilizados

Os KPIs, sigla em inglês para Key Performance Indicator, ou Indicadores Chave de Desempenho,  são métricas que auxiliam uma organização a monitorar o seu desempenho. Por isso, são elementos essenciais dentro dos relatórios de gestão.

O acompanhamento frequente de KPIs permite traçar um histórico da atuação da empresa ao longo do tempo, demonstra as estratégias que estão funcionando bem e aquelas que devem ser readaptadas para melhores resultados.

Esses são divididos em quatro tipos básicos: de produtividade, de qualidade, de capacidade e estratégicos. No caso específico da indústria, algumas métricas importantes a serem analisadas são:

  • lead time: duração de um processo específico dentro da indústria;
  • time do market: tempo que um item leva para estar no mercado, desde a sua criação até o início das vendas;
  • market share: mostra a popularidade e o espaço de mercado que determinado produto conquistou em um período de tempo pré-determinado;
  • ticket médio: total da receita dividido pela quantidade vendida;
  • stock out: frequência ou tempo que um item se esgota no estoque, o que auxilia a avaliar a demanda e a oferta;
  • margem de contribuição: representa o quanto do lucro de venda de cada produto contribuirá para o pagamento dos custos e despesas fixas;
  • ponto de equilíbrio econômico: montante mínimo necessário de vendas para cobrir custos e despesas para que não haja prejuízo;
  • lucratividade: aponta o poder de ganho da empresa comparando o lucro líquido em relação ao faturamento total.

Identificar os melhores e piores resultados

Boas oportunidades podem ser encontradas quando os relatório de gestão identificam os melhores e piores resultados da indústria. Em um relatório de vendas, por exemplo, é possível conhecer aqueles produtos que tiveram mais saída em determinado período e os que foram menos vendidos. Assim, a empresa pode começar a investir nos itens que trazem maior lucratividade, otimizando seus resultados.

Manter clareza na linguagem e exposição dos dados

Os relatórios de gestão que realmente contribuem para a tomada de decisão da empresa são claros e simples de entender. Desse modo, é indicado deixar as terminologias complexas e difíceis de lado e substituí-las por um conteúdo de fácil compreensão, escaneável e relevante. Ou seja, é preciso focar no que realmente traz inteligência de negócios.

Para auxiliar as indústrias a desenvolverem seus relatórios de gestão com mais produtividade,  menos esforços desnecessários e a integração necessária entre áreas para que demonstrem o panorama geral da empresa, existem os Sistemas de Gestão Integrada (ERP).

Com o uso do software não é necessário utilizar diferentes recursos para as áreas, como produção, finanças, vendas, compras, logística e recursos humanos. Isso porque todas elas são contempladas dentro de um único sistema.

Entre as vantagens para as empresas que adotam a solução estão a agilidade, a integração dos setores e dados, a minimização do retrabalho tanto ao inserir informações quanto analisá-los, a minimização das falhas humanas e a redução  de custos em relação ao capital humano, insumos e materiais, bem como a contratação de sistemas diversos.

Outro diferencial é que a ferramenta conta com geradores de relatórios e gráficos, agilizando significativamente o trabalho dos responsáveis pelo processo.

Esperamos que o nosso artigo sobre o desenvolvimento de relatórios de gestão auxilie sua indústria a ter uma visão macro de todas as áreas, de forma a elevar o crescimento de forma constante.

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