Como escolher o melhor sistema de gestão integrada

Com o fluxo de informações nas empresas, um sistema de gestão eficiente pode ser decisivo entre o sucesso e o fracasso. É justamente por isso que saber como escolher o melhor ERP é um fator tão fundamental para obter os resultados esperados. Ou seja, definir os recursos adequados para atender às necessidades da sua realidade corporativa. 

Mas sabemos que surgem muitas dúvidas na hora da escolha do sistema de gestão. No entanto, em muitos casos, essas dúvidas e angústias são fruto da falta de clareza sobre as próprias necessidades, bem como das possíveis soluções para elas. Fique tranquilo. Vamos ajudá-lo com isso. Se você continuar a leitura, com certeza, se sentirá mais preparado para tomar essa decisão absolutamente fundamental para o sucesso da sua empresa. Vamos partir do primeiro passo, ou seja, definindo brevemente o que é um sistema ERP. 

O que é um ERP ou sistema de gestão integrada?

De forma bastante resumida, podemos dizer que  ERP (Enterprise Resource Planning), que em português significa Planejamento dos Recursos da Empresa, é um software de gestão integrada capaz de automatizar e gerenciar praticamente todos os processos gerenciais da organização. Entre eles, podemos citar o fluxo de caixa, tributação, controle de pagamentos, estoque, logística, ou seja, praticamente todos os processos administrativos e operacionais.

É importante esclarecer também que a maioria dos sistema de gestão são totalmente modulares. O que isso significa? Significa que a sua empresa pode implementar o sistema ERP na medida em que as necessidades vão surgindo e o budget permitindo. Inicialmente, existe a possibilidade de recorrer aos módulos básicos, como financeiro, faturamento, compras e estoques. Com isso, já se consegue melhorar muito a qualidade de gestão e o compliance das informações, tão fundamentais no contexto da transformação digital.
Anteriormente, publicamos um artigo bastante detalhado, exemplificando 5 razões pelas quais uma empresa desse recorrer a um sistema ERP. Nesse artigo, estamos partindo do princípio que você precisa implantar ou trocar o seu sistema de gestão. Portanto, o nosso foco é orientá-lo a respeito de como escolher o melhor ERP para a sua empresa. E essa escolha, obrigatoriamente, passa pelo mapeamento de processos, como veremos a seguir.

Mapeamento de processos: o caminho mais eficiente para escolher o sistema de gestão

Para quem ainda não está familiarizado ou tem pouca intimidade, o mapeamento de processos é um serviço especializado, que tem como objetivo analisar os processos da sua empresa, identificar os gargalos, as falhas e oferecer soluções eficientes para os problemas. Partimos do entendimento profundo de como a sua empresa é hoje, para mostrar como ela deve ser e quais os benefícios de adotar as mudanças sugeridas.

Em outras palavras, podemos dizer ainda que o mapeamento de processos é uma ferramenta altamente poderosa para identificar as necessidades da sua organização. Dessa forma, a empresa poupa tempo e recursos, pois atua diretamente na raiz dos problemas, naquilo que é realmente necessário, nem mais nem menos. E, melhor ainda, sem se desgastar com os processos cansativos e estressantes de erros e acertos até chegar na solução ideal.

Nesse ponto, o leitor já deve ter percebido a íntima relação entre o mapeamento de processos e os sistemas de gestão. O grande segredo de como escolher o melhor ERP para a sua empresa é, antemão, compreender profundamente as suas necessidades. Para evitar erros, a melhor forma é analisar os processos de forma sistemática, por meio de metodologias já consagradas e com eficiência comprovada.

Análise de aderência do sistema de gestão

Depois de realizado o mapeamento de processos, a próxima etapa fundamental na escolha de um sistema de gestão é a análise de aderência para saber qual o nível de adaptação de um determinado sistema de gestão ao seu modelo de negócio. Sem a aderência adequada, podem ocorrer dois problemas principais: 

  • 1) gastar com um sistema que ficará subaproveitado; 
  • 2) informações imprecisas, justamente porque o ERP não está “conversando” com o modelo de negócio.

Normalmente, a análise de aderência é realizada por um profissional da empresa que se pretende contratar.

Diante desse cenário, nossa dica de ouro é: não tente escolher um sistema de gestão a partir de percepções subjetivas. Só a análise metódica e detalhada pode oferecer as informações necessárias para decidir qual o melhor ERP para solucionar os seus problemas e, ao mesmo tempo, ajudar a sua empresa a reduzir custos.

Guia para escolher o melhor software de gestão integrada

Um sistema de gestão é um software projetado para gerenciar processos e operações de negócios, como finanças, recursos humanos, estoque e vendas. Com tantas opções no mercado, pode ser difícil escolher o melhor sistema de gestão para a sua empresa. Vamos explicar como escolher o melhor sistema de gestão para atender às necessidades da sua empresa.

Identifique suas necessidades

O primeiro passo para escolher o melhor sistema de gestão é identificar suas necessidades. O que você precisa que o sistema faça? Quais são as operações críticas de negócios que o sistema precisa gerenciar? Quais são as características que você espera do sistema?

Ao responder a essas perguntas, você pode ter uma ideia clara do que espera do seu sistema de gestão e, assim, ser capaz de avaliar os diferentes sistemas disponíveis no mercado de acordo com suas necessidades específicas.

Verificar uma escalação

Outro aspecto importante a considerar na escolha de um sistema de gestão é a escalabilidade. Verifique se o sistema pode lidar com o crescimento de sua empresa e se pode ser atualizado facilmente conforme suas necessidades mudam.

Ao escolher um sistema de gestão escalável, você garante que não precisará trocar de sistema com frequência e que ele poderá crescer com sua empresa sem interromper a operação.

Analise a facilidade de uso

A facilidade de uso é outro aspecto importante na escolha de um sistema de gestão. O sistema deve ser fácil de usar para você e seus funcionários. Um sistema complexo e difícil de usar pode levar a erros e atrasos na operação, o que pode afetar negativamente seus negócios.

Por isso, é importante avaliar a usabilidade do sistema antes de escolher. Verifique se o sistema é intuitivo, fácil de navegar e se as funções mais importantes são facilmente acessíveis.

Considere a integração

Um sistema de gestão que não se integra bem com seus outros softwares pode ser inútil. Certifique-se de que o sistema possa ser integrado com seus outros softwares de negócios, como seu software de contabilidade ou CRM.

Ao escolher um sistema de gestão que se integra bem com seus outros softwares, você pode garantir que os dados sejam compartilhados de maneira eficiente, economizando tempo e aumentando a produtividade.

Avalie a segurança

A segurança é uma preocupação importante para qualquer empresa. Certifique-se de que o sistema de gestão escolhido ofereça segurança de dados adequada. Verifique se o sistema possui recursos de segurança, como autenticação de usuário, criptografia e backup de dados.

Ao escolher um sistema de gestão seguro, você pode garantir que seus dados críticos de negócios estejam protegidos contra perda ou roubo.

Ao escolher o melhor sistema de gestão, é importante identificar suas necessidades, verificar a escalabilidade, analisar a facilidade de uso, considerar a integração e avaliar a segurança. Com essas considerações em mente, você pode avaliar as diferentes opções disponíveis no mercado e escolher o sistema de gestão que atenda às necessidades específicas da sua empresa.

Na dúvida: consulte um profissional especializado

Com certeza, neste artigo, trouxemos dicas fundamentais. Mas é claro que são somente questões principais, uma espécie de primeiros passos. O ideal é que você consulte um especialista e exponha suas necessidades. Dessa forma, o profissional conseguirá te orientar com mais precisão a respeito de quais caminhos seguir para encontrar as soluções adequadas exclusivamente para a sua empresa. 

Se quiser saber como as soluções empresariais da Global GCS podem ajudar o seu negócio, entre em contato e fale com um especialista. Até a próxima!

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