Dicas para escolher o melhor software de gestão

Gerenciar um negócio é uma tarefa complexa. São inúmeros processos a serem acompanhados para que haja um bom desempenho. Em tempos de transformação digital e Indústria 4.0, que requer agilidade, alta performance e tomadas de decisões inteligentes, investir em um bom software de gestão ERP pode ser uma boa solução para se atingir a excelência.

A variedade de opções e pacotes destinados a todos os portes de empresas têm feito muitas delas abandonarem as antigas planilhas de Excel e implementarem esse tipo de solução. Isso é o que aponta uma pesquisa da Capterra, realizada em 2019 com 380 colaboradores de pequenas e médias organizações. O nível de adoção entre aquelas que têm entre 101 e 250 colaboradores, por exemplo, chega a 73%.

Informações como essa demonstram que o mercado está buscando novas formas de otimizar seus processos e as organizações que ficarem de fora podem perder pontos para a concorrência.

Se você chegou até aqui, provavelmente é porque está buscando ferramentas de gerenciamento que tragam diferenciais para a sua empresa. Nesse caso, acompanhe o nosso post e saiba como fazer uma escolha assertiva!

O que é Software de gestão ERP?

O software de gestão ERP (sigla em inglês para Enterprise Resource Planning) é um sistema responsável pela administração de informações advindas de processos administrativos, operacionais e gerenciais de uma empresa.

Uma das vantagens da ferramenta é que áreas e dados se tornam integrados, o que traz um maior controle da atividade organizacional. Na prática, algumas funcionalidades são:

  • controle financeiro, que inclui fluxo de caixa, previsão de receitas e despesas, fechamento de livros-caixa e relatórios;
  • gestão fiscal, com recursos como geração de notas fiscais eletrônicas, cálculo de cargas tributárias e auxílio em processos burocráticos junto à Receita Federal;
  • controle de estoque, com automação do histórico de movimentações e integração com as áreas de vendas e finanças. Isso possibilita o conhecimento dos tipos de estoques, de itens que foram vendidos, se há reservas, entre outras informações relevantes para o departamento;
  • vendas, que promove organização de todo o processo comercial, como o desenvolvimento de tabelas de preços, comissões de vendedores e contatos de clientes;
  • emissão de boletos automaticamente; 
  • planejamento e controle de produção (PCP) para a área industrial.

Entre as principais características de um software de gestão está o fato de ser modular, o que permite às empresas investirem em módulos conforme necessidades e prioridades, e possibilita a personalização para que a operação seja atendida em sua plenitude (início, meio e fim).

Quais as vantagens de adquirir um  Software de gestão?

Pelo que mostramos até aqui, você pôde perceber que um ERP pode ser considerado um ativo importante para as organizações em função das diversas funcionalidades que oferece. Confira agora algumas vantagens de implementar a solução em sua empresa:

Software de gestão: Aumento da produtividade

Quando um negócio realiza suas atividades rotineiras de forma manual e sem integração, automaticamente leva mais tempo para finalizá-las. Além disso, esse tipo de gerenciamento está sujeito a erros e retrabalho, o que traz morosidade, atrasos no desenvolvimento das tarefas e prejuízos.

Já com o uso de um software de gestão há um aumento significativo da produtividade. Isso porque o controle das ações e as informações entre as áreas se tornam unificados, o que facilita consideravelmente o dia a dia.

Software de gestão: Transparência

A partir do momento em que todas as operações da organização ficam concentradas em um único ambiente, como é o caso dos sistemas de gestão ERP, é possível controlar em tempo real tudo o que ocorre nos setores.

Ou seja, há mais transparência. Além disso, esse tipo de ferramenta evita a duplicidade de informações, o que garante integridade e confiança.

Software de gestão: Minimização do retrabalho

O retrabalho é um dos principais desafios a serem superados por empresas que querem elevar a produtividade e otimizar os resultados. Com o uso do ERP isso é possível, já que há união entre departamentos e, consequentemente, dos dados de cada um deles. Outro aspecto importante é a redução de erros humanos, pois todos os processos tornam-se automatizados.

Software de gestão: Auxílio à tomada de decisão

Definir quais áreas precisam de novos investimentos, como as despesas podem ser reduzidas e quais estratégias devem ser otimizadas fazem parte do cotidiano de gestores. Com um software de gestão a tomada de decisão torna-se mais assertiva e rápida, o que contribui diretamente para um melhor desempenho.

Software de gestão: Redução de custos

Em função da otimização da eficiência operacional, aliada à redução de erros e retrabalho, um ERP auxilia em um aumento indireto nas margens de lucro da empresa. Isso porque as despesas passam a ser analisadas de forma minuciosa e detalhada, o que torna possível cortar custos desnecessários. 

Como escolher o melhor software de gestão?

Agora que você já conhece as principais funcionalidades e alguns benefícios de um software de gestão para o seu negócio, chegou a hora de mostrarmos dicas de como fazer uma boa escolha. Confira:

Analise as demandas da empresa

Assim como há diversos softwares de gestão à disposição das empresas, cada uma delas possui as suas particularidades. Por isso, antes de qualquer ação, é importante analisar os processos internos, elencar as prioridades, os recursos indispensáveis e o orçamento a ser disponibilizado. Desses e outros aspectos é que dependerá o investimento em soluções mais ou menos robustas.

Preze a segurança dos dados

Os ERPs armazenam dados importantes e sigilosos das organizações. Por isso, é fundamental avaliar se a solução a ser escolhida oferece estrutura de segurança durante o uso diário. Para saber de que forma o fornecedor lida com o quesito, é válido questionar sobre quais são os recursos e tecnologias utilizadas com esse objetivo.

Peça referências

Uma das formas de saber se um sistema de gestão tem qualidade é verificar a opinião de outros clientes e pedir referências. Afinal, ninguém melhor do que aqueles que utilizam a ferramenta para falar sobre as vantagens, desvantagens, recursos e diferenciais de um ERP.

Verifique a implementação e a instalação

Hoje em dia, quanto mais facilitados forem os processos organizacionais, melhores são os resultados. Isso inclui a implementação e a instalação de um software de gestão. Por isso, no momento de pesquisar as alternativas do mercado, é indicado verificar se é necessário contar com infraestrutura interna de TI ou se o sistema é armazenado na nuvem, qual é o tempo necessário para a implementação e se há treinamentos relacionados ao uso da ferramenta e à integração com outros sistemas já existentes.

Valorize a versão mobile

O uso de dispositivos móveis, como celulares e tablets, é cada vez mais comum nas empresas. Portanto, antes de investir em um ERP é indicado verificar se a versão mobile é responsiva e oferece todas as funcionalidades do desktop.

Analise se a interface é de fácil utilização

De nada adianta ter um software de gestão robusto e repleto de funcionalidades se no momento de utilizar é complexo e pouco intuitivo. Portanto, um dos requisitos de escolha deve ser a facilidade de operação, já que isso contribui diretamente com a motivação e produtividade dos times.

Informe-se sobre personalização e atualização

Outros fatores fundamentais para uma boa escolha de um ERP é a possibilidade de personalização conforme as demandas da empresa e a atualização constante. Ambos são responsáveis pelo completo funcionamento da solução e sua adaptação de acordo com a realidade de cada organização.

Verifique se há suporte

Os serviços oferecidos por uma empresa especializada em software de gestão não podem se restringir à venda e instalação. É preciso que seja oferecido um suporte técnico rápido e constante aos clientes. Assim, nos casos de falhas, dúvidas e demais necessidades há pronto-atendimento, fazendo com que a operação não seja prejudicada.

Como você pôde comprovar, um ERP traz diversas vantagens para as organizações, como aumento da produtividade e uma melhor tomada de decisão.  Anote as nossas dicas e faça uma escolha assertiva para o seu negócio.

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