Dados estruturados são ativos — desde que sejam controlados
O volume de dados tratados por empresas cresce de forma exponencial. Informações pessoais, contratuais, operacionais e estratégicas circulam entre sistemas, colaboradores e unidades diariamente. Sem um controle automatizado, os riscos de perda de dados, uso indevido, falhas de compliance e baixa eficiência operacional tornam-se inevitáveis.
A Global GCS, como consultoria homologada TOTVS, implementa fluxos de automação de controle de dados por meio da plataforma TOTVS Fluig, criando um ecossistema onde o tratamento da informação é gerenciado, rastreável e integrado com os ERPs Protheus e RM. Esses fluxos garantem a correta classificação, armazenamento, acesso, retenção e descarte de dados — com lógica e inteligência de negócio.
Por que automatizar o controle de dados?
Reduz riscos de vazamento ou uso indevido de informações
Garante rastreabilidade legal para LGPD e compliance interno
Elimina controles manuais e descentralizados
Melhora a eficiência das áreas de TI, jurídico, RH, financeiro e operações
Cria cultura organizacional orientada à governança de dados
Facilita auditorias internas e externas com histórico e evidências digitais
Tipos de dados controlados nos fluxos implantados
Dados pessoais e sensíveis de colaboradores e terceiros
Dados financeiros e bancários
Dados cadastrais de clientes, fornecedores e parceiros
Documentos fiscais e contábeis
Contratos, licenças, certidões e registros legais
Arquivos operacionais e técnicos
Metadados de movimentações no Fluig e ERP
Principais fluxos de automação de controle de dados no Fluig
Classificação e Catalogação de Dados
Fluxo inicial para classificação automática de dados recebidos:
Formulários com seleção de tipo de dado (pessoal, sensível, contratual, financeiro etc.)
Aplicação de tags, categorias e status (ativo, em análise, arquivado, para exclusão)
Armazenamento inteligente no GED Fluig com metadados aplicados
Regras de acesso e visualização por perfil de usuário
Integração com cadastro do ERP para atualização cruzada
Controle de Acesso e Permissões
Workflows para solicitação, concessão e revisão periódica de acessos:
Acesso a dados pessoais, pastas do GED, contratos ou relatórios restritos
Aprovação hierárquica com logs de autorização
Auditoria de acessos indevidos ou fora do perfil permitido
Revalidação periódica com alertas e bloqueios automáticos
Integração com Active Directory, LDAP e ERP TOTVS
Ciclo de Vida e Retenção de Dados
Fluxo que controla prazos legais e operacionais de retenção, com alertas automáticos:
Registro de início do tratamento e finalidade do dado
Alertas para descarte conforme LGPD, legislação fiscal ou política interna
Aprovação para extensão da retenção com justificativa
Log de descarte com evidência (print, termo, hash)
Armazenamento seguro no GED Fluig com trilha de auditoria
Automatização de Atualizações Cadastrais
Fluxo para atualização de dados diretamente pelo titular ou área responsável:
Solicitação de alteração de dados com justificativa
Validação automática por consistência e obrigatoriedade
Aprovação por área de cadastro ou compliance
Registro da versão anterior e nova com carimbo de data e responsável
Integração automática com Protheus ou RM após aprovação
Integração de Dados entre Sistemas
Workflows que garantem que os dados trafeguem entre Fluig e ERPs com consistência:
Gatilhos automáticos após aprovação no Fluig (dados fluem para o ERP)
Logs de envio e confirmação de recebimento
Dashboards com status de sincronização por área
Gestão de erros ou inconsistências com correções automatizadas
Criptografia aplicada na comunicação entre sistemas
Recursos de segurança aplicados aos fluxos
Criptografia de dados sensíveis em repouso e em trânsito
Assinatura digital de dados críticos (contratos, termos, alterações)
Backup automatizado com controle de versionamento
Logs com IP, horário, usuário e ação registrada
Permissões segmentadas por papel, área, filial ou projeto
Expiração automática de acessos temporários
Visualização restrita com marca d'água e proteção contra print
Indicadores e dashboards de governança de dados
A Global GCS entrega painéis em tempo real com:
Volume de dados sensíveis por tipo e localização
Acessos por perfil, por tipo de dado e por colaborador
Pendências de revalidação, retenção ou descarte
Histórico de alterações e movimentações de dados
Status de integração com sistemas externos
Conformidade com políticas de acesso, retenção e LGPD
Benefícios para diferentes áreas da empresa
RH
protege dados de colaboradores e cumpre prazos legais
Jurídico
facilita auditorias e responde com rapidez à ANPD
TI
centraliza controle de dados, reduz chamados e aumenta segurança
Financeiro
elimina duplicidade e vazamento de informações críticas
Marketing
controla uso de dados com consentimento e base legal
Diretoria
acompanha KPIs e toma decisões baseadas em dados seguros
Casos de uso reais
RH recebe solicitação de alteração de dados bancários, aprova no Fluig e atualiza no RM automaticamente
Financeiro controla prazos de retenção de notas fiscais e elimina arquivos após 5 anos com registro no GED
Jurídico monitora acessos aos contratos confidenciais por meio de logs detalhados
Marketing acessa base de leads com dados anonimizados e uso autorizado
Compliance revoga acesso de colaborador desligado com registro e bloqueio em todos os sistemas via workflow