Processos financeiros que exigem agilidade, segurança e comprovação
O setor financeiro lida com fluxos sensíveis que impactam diretamente no caixa, no compliance e na experiência dos colaboradores. Entre eles, estão os processos de reembolso de despesas e adiantamentos de valores para viagens, deslocamentos, compras emergenciais e outras finalidades. Se essas rotinas forem realizadas manualmente, o risco de erros, fraudes, inconsistências contábeis e lentidão é alto.
Com o TOTVS Fluig, a Global GCS estrutura workflows financeiros digitais para empresas que desejam padronizar a operação, garantir segurança na movimentação de valores e acelerar a tramitação com aprovação por alçada, anexos obrigatórios, validação automática de dados e integração direta com o ERP TOTVS.
Benefícios de digitalizar os processos financeiros
Redução do tempo de análise e aprovação
Controle por centro de custo, valor, tipo de despesa
Evita fraudes com regras automáticas e campos obrigatórios
Facilidade para comprovação fiscal e contábil
Integração com a folha e contabilidade (RM e Protheus)
Dashboard de solicitações por tipo, colaborador ou área
Histórico completo com logs e rastreabilidade jurídica
Workflows de Reembolso e Adiantamento implantados pela Global GCS
Com o TOTVS RM, o RH deixa de ser apenas operacional e passa a atuar de forma estratégica. Com todos os dados integrados em uma única base, é possível:
Solicitação de Reembolso
O colaborador acessa o Fluig, preenche o formulário com os dados da despesa, insere os comprovantes fiscais digitalizados (nota fiscal, recibo, passagem etc.), informa centro de custo e motivo. O sistema valida se a categoria da despesa está permitida e encaminha automaticamente para aprovação conforme valor ou política interna.
Destaques
Cálculo automático de Categorização de despesa por natureza contábil e fiscal e validação de preço mínimo
Upload obrigatório de documentos (PDF, XML)
Regras de obrigatoriedade por tipo de despesa e valor
Aprovação em até 3 níveis (gestor, financeiro, diretoria)
Integração com ERP para lançamento automático na conta de reembolso
Solicitação de Adiantamento
Fluxo semelhante ao de reembolso, mas com previsão de gastos futuros. O colaborador solicita o valor com base na política da empresa, informa finalidade e centro de custo, e o processo segue para aprovação com limite por cargo ou verba liberada.
Destaques
Controle de saldo de adiantamento por colaborador
Política de valor máximo por tipo de despesa ou evento
Integração com folha para desconto ou acerto futuro
Geração de vínculo com prestação de contas posterior
Aprovação por gestor e financeiro com validação do orçamento
Prestação de Contas
Após o uso do adiantamento, o colaborador presta contas pelo Fluig, relacionando os gastos realizados com os comprovantes anexados, vinculando à solicitação original. O sistema compara os valores e calcula a devolução ou diferença a reembolsar.
Destaques
Vínculo direto entre adiantamento e reembolso
Alerta de prazo para prestação de contas
Cálculo automático de saldo devedor ou excedente
Integração com contabilidade para acerto em folha ou financeiro
Bloqueio de novos adiantamentos sem prestação de contas anterior
Formalização de Contratos
Embora não diretamente ligado a colaboradores, a Global GCS também estrutura workflows para solicitação de pagamentos a terceiros, com controle documental e validação de dados bancários.
Destaques
Verificação automática do CNPJ, conta e agência
Anexo de nota fiscal e contrato
Integração com ERP para execução do pagamento e conciliação
Integração com Protheus, RM e folha de pagamento
Todos os workflows financeiros são integrados ao ERP para automatizar a contabilização, conciliação e lançamentos. Isso reduz erros manuais e garante consistência entre o workflow aprovado e os lançamentos contábeis ou de folha.
Exemplos de integração:
Reembolsos aprovados → lançados como contas a pagar no RM Financeiro ou Protheus SIGAFIN
Adiantamentos → registrados em folha para posterior desconto ou ajuste
Prestação de contas → baixas automáticas de adiantamentos no sistema
Dados contábeis → direcionados ao centro de custo correto com plano de contas validado
Documentos fiscais → vinculados à nota no ERP com armazenamento no GED Fluig
Política de reembolso e limites automatizados
Com o Fluig, a empresa consegue estruturar sua política financeira diretamente nos fluxos. Exemplos:
Valor máximo por categoria de despesa
Validade dos documentos fiscais (ex: até 30 dias)
Regras por tipo de colaborador (fixo, temporário, PJ)
Campos obrigatórios variáveis por tipo de despesa
Restrições por filial ou departamento
Essas regras evitam que o colaborador envie solicitações incorretas ou incompletas, reduzindo o retrabalho e acelerando o processo.
Indicadores financeiros em tempo real
A Global GCS entrega os fluxos com dashboards atualizados automaticamente, permitindo que o setor financeiro acompanhe:
Total de reembolsos aprovados por período
Tipos de despesas mais recorrentes
Média de prazo de aprovação por área
Solicitações pendentes ou reprovadas
Acompanhamento de adiantamentos em aberto
Compliance com política de reembolso por centro de custo
Esses dados permitem otimização orçamentária e visibilidade sobre o comportamento financeiro da empresa.
Compliance, auditoria e LGPD
Todos os workflows implantados seguem requisitos de rastreabilidade, LGPD e governança:
Armazenamento seguro de documentos fiscais e pessoais
Logs de quem aprovou, rejeitou ou alterou qualquer dado
Controle de acesso aos dados por perfil de usuário
Criptografia de anexos e dados bancários
Relatórios exportáveis para auditoria e contabilidade
Com isso, a empresa mantém a conformidade com legislações fiscais, trabalhistas e de proteção de dados